Informatie voor organisa­toren en wijkhoof­den

Hier vind je als collecteorganisator of wijkhoofd alle informatie en hulpmiddelen die je nodig hebt om de collecte te organiseren. Die is in 2022 van 31 oktober t/m 5 november.

Januari t/m april

Had je afgelopen jaar niet genoeg collectanten? Wil je zelf helpen om collectanten te werven? Dat juichen wij van harte toe. Lees de tips en bekijk de hulpmiddelen.
Lukt het je niet om collectanten te werven? Neem dan in deze maanden contact op met het collecteteam.

Juli t/m begin september

Bij wijkhoofden

Neem voor de zomervakantie contact op met de wijkhoofden en vraag ze of zij de collecte van hun wijk weer willen organiseren? Zo ja, vraag dan of zij hun collectanten willen benaderen en hun bestelling willen doorgeven na de zomervakantie.

Doe dit op tijd, zodat mocht een wijkhoofd niet beschikbaar zijn, je tijd hebt om te kijken met het betreffende wijkhoofd of er iemand anders is die deze functie op zich wil nemen. Of je benadert het collecteteam met de vraag een wijkhoofd te zoeken.

Vraag de wijkhoofden om na de zomervakantie door te geven hoeveel materialen ze nodig hebben voor de komende collecte.

Is er een nieuw wijkhoofd bijgekomen? Help deze dan op weg bij de organisatie van de collecte in zijn/haar wijk. Vanuit kantoor heeft het wijkhoofd een stappenplan voor het organiseren van de collecte in zijn/haar wijk ontvangen. Vraag gerust hulp aan het collecteteam.

Bij collectanten

Benader de collectanten na de zomervakantie met de vraag of ze zich ook dit jaar weer willen inzetten voor de collecte van het Diabetes Fonds. Informeer of ze dezelfde straten willen lopen als eerdere jaren. Geef aan wanneer de collectebus opgehaald kan worden of klaar staat om gehaald te worden.

Kijk in Collecteweb, kijk bij 'Nieuwe vrijwilligers' of er nieuwe collectevrijwilligers zijn. Zo ja, neem contact op met de nieuwe vrijwilligers, en plaats deze, door ze aan de wijk toe te voegen, in het adresboek. Spreek af welke straten ze kunnen collecteren.

Tip: Zet collectanten die bedankt hebben op stop in Collecteweb. Zo houd je het overzichtelijk.

In de loop van augustus is het mogelijk de collectematerialen te bestellen via Collecteweb. Een uitnodiging hiervoor ontvang je in augustus per mail. Bestel in augustus of september de collectematerialen via Collecteweb voor de wijkhoofden en als je zelf een eigen wijk hebt, ook voor je eigen collectanten. Weet je niet precies wat je nodig hebt of bestel je voor de eerste keer, geef je bestelling dan telefonisch door, dan kijken wij gelijk met je mee.

Vanaf begin september worden de materialen uitgeleverd.

September / oktober

Bij wijkhoofden

Maak voor ieder wijkhoofd een pakketje met de benodigde materialen:

  • Aantal collectebussen (als het wijkhoofd ze nog niet heeft)
  • Busverzegelingen
  • Legitimatiekaarten
  • Keycords (als het wijkhoofd ze nog niet heeft)
  • Collectekranten
  • Bedankkaarten
  • Niet-thuis-flyers
  • Print de stickers met daarop de naam van de collectant, het betreffende wijkhoofd en de gepersonaliseerde iDEAL QR-code. En de looproute, als die bekend is. Voeg de stickers per wijk toe aan de materialen.

Heb je geen printer of vind je dit lastig? Vraag dan het collecteteam om de stickers voor je te printen. Doe dit op tijd, zodat je nog tijd genoeg hebt om de materialen bij de wijkhoofden te bezorgen.

Lever op het afgesproken moment de collectematerialen af bij de wijkhoofden. Of zorg dat de collectebussen klaarstaan om afgehaald te worden op het afgesproken moment. Doe dit ruim op tijd, minimaal 2 tot 4 weken voor de collecte. Zodat de wijkhoofden de tijd hebben om alle materialen voor de collectanten in orde te maken en uit te delen.

Benader dan zelf ook nog de collectanten van jouw wijk ruim voor de collecte. Maak vervolgens de collectebussen gereed, verzegel ze. Maak de legitimatiekaarten gereed en maak pakketjes met de collectekrant en niet-thuis-flyers. Verspreid de collectematerialen onder de collectanten of laat ze ophalen op een afgesproken tijdstip. Geef bij het ophalen gelijk mee wanneer ze de bus weer terug moeten brengen. 

Maak de collecte bekend in krantjes en hang de vlag of het spandoek op.

Bekijk de voorbeeldteksten voor lokale krantjes, Facebookpost en persberichten. Deze kun je downloaden en zelf plaatsen op social media of versturen naar de plaatselijke media.

Tijdens de collecteweek

Vanaf maandag 31 oktober mogen de collectanten op pad. Blijf bereikbaar voor wijkhoofden. Als je zelf nog vragen hebt, kun je terecht bij de veelgestelde vragen. Of neem contact met ons op. Natuurlijk kun je zelf ook een straatje meelopen.

Na de collecteweek in november

Verzamel de opbrengsten van de wijkhoofden. Tellen ze zelf? Vraag dan wel de telbriefjes en de uitgiftelijsten terug. Tel de opbrengsten van de wijken bij elkaar op en noteer dit op het afdrachtformulier.

Tel je zelf met de wijkhoofden? Vul de telbriefjes in op de uitgiftelijsten. En vul daar eventueel het bedrag in. Of zet alles in Collecteweb onder de optie 'collectebussen'.

Lees de afstortinstructie  voordat je naar één van de Geldmaat automaten gaat. De afstortinstructie is meegeleverd bij de materialen.

Tip: Vraag één van de wijkhoofden om met je mee te gaan tijdens het afstorten. 

Maak in Collecteweb de afrekenstaat aan en vul hier de velden in (kostenveld mag je overslaan). Zorg dat je de transactiebon van de bank inscant en uploadt. Heb je via een sealbag afgestort? Dan moet je ook de stortingsspecificatie en uitgiftelijst inscannen en uploaden.

Onderteken dan het formulier samen met de persoon die meegeteld heeft. Sla deze op met het vinkje. Zodra je van het collecteteam een akkoord ontvangt, is de afdracht afgehandeld. Bewaar de formulieren tot die tijd goed.

Werk je niet met Collecteweb?

Vul de opbrengst dan in op het afdrachtformulier dat je bij de bestelde materialen ontving en bevestig het stortingsbewijs hieraan vast. Ook het afdrachtformulier moet door een tweede persoon ondertekend worden. Stuur deze samen met alle telbriefjes, legitimatiekaarten en de uitgiftelijst(en) binnen twee weken aan ons terug. Maak voor de zekerheid overal een kopie van voor je eigen administratie.
Geef eventuele wijzigingen van collectantengegevens aan ons door.

Bedank de collectant na afloop voor zijn of haar inzet. Vaak vinden ze het leuk om de opbrengst van hun bus te weten. Stuur daarvoor een mail via Collecteweb. Heb je de collectebussen aangemaakt en ingevuld in Collecteweb? Dan kun je ze automatisch een mail sturen.

Werk je niet met Collecteweb? Stuur dan een bedankkaartje. Je kunt bedankkaartjes bestellen en deze langsbrengen bij jouw collectant(en). Je kunt natuurlijk ook tijdens het gezamenlijk tellen de busopbrengst vertellen aan de collectant(en). Of zelf een mailtje opstellen en versturen. Net wat je prettig vindt.

Wij willen je ontzettend bedanken voor jouw inzet en hopen het volgende jaar weer op je te mogen rekenen!

Heb je leuke foto’s van de voorbereidingen van de collecte? Bijzondere reacties of grappige gebeurtenissen meegemaakt tijdens de collecte? Deel deze met ons via collecte@diabetesfonds.nl.

Staat het antwoord op jouw vraag er niet bij?

Een andere vraag? Neem dan gerust contact op met het Collecteteam via e-mail collecte@diabetesfonds.nl, bel (033) 462 20 55 of stel je vraag met WhatsApp.

Een andere vraag? Neem dan gerust contact op met het Collecteteam via e-mail collecte@diabetesfonds.nl, bel (033) 462 20 55 of stel je vraag met WhatsApp.